Polityka prywatności HÖRMANN Intralogistics GmbH

W HÖRMANN Intralogistics bezpieczeństwo informacji, ochrona danych osobowych i zgodność z przepisami są kluczowymi kwestiami, które realizujemy z odpowiedzialnością i na zasadach partnerstwa. Niniejsza polityka prywatności informuje o przetwarzaniu danych osobowych i przysługujących Państwu prawach. Dotyczy ona naszej strony internetowej oraz wszystkich interakcji biznesowych. Więcej informacji o naszych działaniach w zakresie bezpieczeństwa informacji i zgodności z przepisami znajdą Państwo w naszym Trust Center.

1. Administrator i Inspektor Ochrony Danych

Administrator

Administratorem danych osobowych zgodnie z art. 4 ust. 7 RODO jest:

HÖRMANN Intralogistics Solutions GmbH Pan Rainer Baumgartner i Pan Benito Vigo Nieves Gneisenaustraße 15 80992 Monachium, Niemcy T +49 89 149898-0 E datenschutz@hoermann-logistik.de

HÖRMANN Intralogistics Solutions Ges.m.b.H. Pan Hannes Reiter Grazer Str. 10 8130 Frohnleiten, Austria T +43 31622 8611-510 E datenschutz@hoermann-logistik.de

HÖRMANN Intralogistics Solutions Sp.Z.O.O. Pan Oleg Solovey Azymutalna 9 80-299 Gdańsk, Polska T +48 577 400 145 E datenschutz@hoermann-logistik.de

Inspektor Ochrony Danych

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, który działa na rzecz HÖRMANN Intralogistics Solutions GmbH zgodnie z art. 37 i nast. RODO:

Prof. Dr. Thorsten B. Behling Radca prawny · Audytor wiodący ISO/IEC 27001 BUSE Rechtsanwälte Steuerberater GmbH & Co. KG T +49 (0) 211 388 000 E behling@buse.de www.buse.de

2. Przetwarzanie danych na stronie internetowej

2.1 Odwiedzanie strony internetowej

Cel: Zapewnienie płynnego nawiązywania połączenia, zagwarantowanie komfortowego korzystania, ocena bezpieczeństwa i stabilności systemu oraz cele administracyjne.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)

2.2 Formularz kontaktowy i kontakt e-mailowy

Cel: Przetwarzanie zapytań i realizacja działań umownych lub przedumownych.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b, c, f RODO

2.3 Pobieranie dokumentów (Whitepaper)

Cel: Nawiązanie kontaktu po pobraniu.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b, c, f RODO

2.4 Pliki cookie

Cel: Poprawa doświadczenia użytkownika oraz gromadzenie danych statystycznych w celu optymalizacji strony internetowej.

Podstawa prawna:

• Technicznie niezbędne pliki cookie: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)
• Analityczne/marketingowe pliki cookie: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)

Menedżer zgód: Przy pierwszej wizycie na naszej stronie internetowej zostaniesz poproszony o wyrażenie zgody na niezbędne pliki cookie za pomocą banera cookie. Ustawienia można w każdej chwili zmienić za pomocą banera cookie lub wycofać zgodę.

2.5 Narzędzia analityczne i śledzące

Cel: Projektowanie i optymalizacja strony internetowej oraz statystyczne rejestrowanie użytkowania.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)

Uwaga: Dane są przekazywane do USA (patrz rozdział „Przekazywanie danych do państw trzecich").

3. Przetwarzanie danych kandydatów

Cel przetwarzania

• Aplikacja na konkretne stanowisko
• Aplikacja spontaniczna
• Włączenie do puli kandydatów
• Komunikacja podczas procesu rekrutacji
• Uwzględnienie w przypadku podobnych wolnych stanowisk

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, f RODO

Szczególni odbiorcy danych

• Dział kadr i dział specjalistyczny
• Portal rekrutacyjny (zewnętrzny usługodawca)
• Headhunterzy i doradcy personalni w funkcji doradczej

Przekazywanie danych

Obecnie dane aplikacyjne nie są przekazywane do państw trzecich.

4. Przetwarzanie danych partnerów biznesowych, dostawców i usługodawców

Cel przetwarzania

• Realizacja relacji biznesowych: Realizacja umów, zamówień i usług, wyjaśnianie pytań, rozpatrywanie reklamacji, regulowanie faktur i przygotowywanie ofert.
• Komunikacja: Rejestrowanie i przetwarzanie kontaktów, nawiązywanie kontaktów i przetwarzanie korespondencji.
• Logistyka i wysyłka: Wysyłka paczek i prezentów, wystawianie faktur za części zamienne i usługi.
• Zarządzanie projektami: Rejestrowanie i dokumentowanie informacji związanych z projektem, protokołowanie decyzji i spotkań.
• Obsługa klienta: Wsparcie w przypadku reklamacji, zapytań i potwierdzeń zamówień, przeprowadzanie ankiet satysfakcji klienta.
• Zarządzanie IT: Konfiguracja zdalnego dostępu VPN, rejestracja w sieci firmowej, dokumentacja planowania konserwacji i wdrożeń.
• Planowanie bezpieczeństwa i konserwacji: Planowanie działań konserwacyjnych, zarządzanie kryzysowe, rejestrowanie informacji specyficznych dla usług.
• Zgodność: Wdrażanie ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw (LkSG), wewnętrzne i zewnętrzne dochodzenia lub kontrole bezpieczeństwa.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, f RODO

5. Przetwarzanie danych odwiedzających

Cel przetwarzania

• Zarządzanie i organizacja wizyty (rejestracja, planowanie terminów, nawiązywanie kontaktów)
• Wypełnianie obowiązków prawnych (przepisy bezpieczeństwa, kontrola dostępu)
• Zapewnienie bezpieczeństwa przedsiębiorstwa
• Śledzenie incydentów lub zdarzeń związanych z bezpieczeństwem
• Bezpieczeństwo IT i danych podczas pobytu (np. korzystanie z WiFi)
• Przestrzeganie przepisów BHP (ochrona przeciwpożarowa, środki awaryjne)

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a, c, d, f RODO

Uwaga: Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie, nie ma miejsca.

Zasadniczo nie są Państwo zobowiązani do podania nam swoich danych. Jednakże niepodanie tych danych może skutkować tym, że nie będziemy mogli przyjąć Państwa jako gościa.

6. Newsletter

Zapisanie się do naszego newslettera odbywa się w procedurze double opt-in. Przy rejestracji zapisywany jest adres IP oraz data i godzina rejestracji w celu zapobiegania nadużyciom.

Subskrypcję można w każdej chwili anulować. Każdy newsletter zawiera link do rezygnacji z subskrypcji.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub § 7 ust. 3 UWG (niemiecka ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji)

Wysyłka i analiza newslettera

Do wysyłki i analizy newslettera korzystamy z usługodawcy z siedzibą w Niemczech. Dane są przechowywane na serwerach w Niemczech. Przekazywanie do państw trzecich nie ma miejsca.

Newsletter zawiera piksele śledzące do analizy, czy wiadomości e-mail zostały otwarte i które linki zostały kliknięte. Jeśli nie życzą sobie Państwo analizy, mogą Państwo zrezygnować z subskrypcji newslettera.

7. Media społecznościowe

Prowadzimy obecność online w sieciach społecznościowych. Odwiedzając nasze strony, Państwa dane są również przetwarzane przez operatorów platform.

8. Korzystanie z narzędzi programowych

W celu realizacji naszych zobowiązań umownych i optymalizacji procesów biznesowych korzystamy z różnych narzędzi programowych.

Cele przetwarzania

• Telefonia i komunikacja
• Pozyskiwanie leadów na targach
• Tłumaczenia (w tym tłumaczenia wspierane przez AI)
• Marketing i design
• Zarządzanie zadaniami i projektami
• Dokumentacja i zarządzanie wiedzą
• IT service desk

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a, b, f RODO

Lokalizacja danych: Przeważnie UE. Niektórzy dostawcy mogą przekazywać dane do USA (patrz rozdział „Przekazywanie danych do państw trzecich").

Podstawy umowne: W zależności od roli dostawcy zostały zawarte umowy o powierzenie przetwarzania danych (DPA) zgodnie z art. 28 RODO lub dostawcy przetwarzają dane jako niezależni administratorzy na podstawie własnych polityk prywatności.

9. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na następujących podstawach prawnych:

• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): Wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie. Można ją w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość.
• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przedumownych.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych (np. prawo podatkowe, handlowe, obowiązki archiwizacyjne).
• Ochrona żywotnych interesów (art. 6 ust. 1 lit. d RODO): Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów.
• Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów, o ile Państwa interesy nie są nadrzędne.

Jeżeli Państwa dane mają być przetwarzane w innych celach, zostaną Państwo o tym poinformowani, a w razie potrzeby zostanie uzyskana Państwa zgoda.

10. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom:

• Działy wewnętrzne: Właściwe działy, które potrzebują tych danych do wypełnienia zobowiązań umownych i prawnych lub do realizacji naszych uzasadnionych interesów.
• Podmioty przetwarzające (art. 28 RODO): Dostawcy usług IT, firmy logistyczne, zewnętrzne centra danych, księgowość, usługi drukarskie i inni usługodawcy wspierający nas w wypełnianiu naszych obowiązków.
• Organy publiczne: Władze lub inne instytucje publiczne, jeżeli istnieją obowiązki prawne.
• Osoby trzecie: W ramach uzasadnionych interesów dane mogą być przekazywane władzom, biurom informacji kredytowej, firmom windykacyjnym, prawnikom, sądom lub biegłym.

11. Przekazywanie danych do państw trzecich

Państwa dane będą przekazywane do krajów spoza UE/EOG tylko w określonych przypadkach. Poniższe zestawienie pokazuje, przy których operacjach przetwarzania dochodzi do przekazania do państw trzecich:

Przekazanie do państw trzecich nie następuje w przypadku:

• Aplikacji (dane pozostają w UE)
• Newslettera (serwery w Niemczech)
• Odwiedzających na miejscu (brak przekazywania)
• Formularza kontaktowego/kontaktu e-mailowego (brak przekazywania)

12. Okres przechowywania

Państwa dane osobowe przechowujemy tylko tak długo, jak jest to niezbędne do danego celu lub jak wymagają tego ustawowe okresy przechowywania. Dane zostaną usunięte, gdy cel przetwarzania przestanie obowiązywać lub ustawowe okresy przechowywania wygasną.

Szczególne okresy przechowywania:

13. Państwa prawa

Przysługują Państwu następujące prawa dotyczące danych osobowych:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO): Mogą Państwo żądać informacji o przetwarzanych danych.
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): Mogą Państwo żądać poprawienia nieprawidłowych danych.
• Prawo do usunięcia (art. 17 RODO): Mogą Państwo żądać usunięcia swoich danych, o ile nie istnieją ustawowe obowiązki przechowywania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): Mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): Mogą Państwo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): Mogą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych, jeżeli opiera się ono na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO.
• Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO): Mogą Państwo w każdej chwili wycofać udzieloną zgodę. Legalność przetwarzania dokonanego do momentu wycofania pozostaje nienaruszona.
• Prawo do wniesienia skargi (art. 77 RODO): Mogą Państwo wnieść skargę do organu nadzorczego.

Właściwy organ nadzorczy: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (Bawarski Urząd Ochrony Danych) Promenade 18 91522 Ansbach, Niemcy T +49 (0) 981 180093-0 E poststelle@lda.bayern.de

14. Środki bezpieczeństwa

Stosujemy kompleksowe środki techniczne i organizacyjne (TOM) w celu ochrony Państwa danych.

15. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności będzie w razie potrzeby aktualizowana w celu spełnienia nowych wymogów prawnych lub zmian w naszych procesach przetwarzania danych.

Stan: 05/2026